SOP Perpustakaan Kota Tanjungbalai

1. Pendahuluan
Dokumen SOP ini disusun guna memastikan setiap aktivitas operasional Perpustakaan Kota Tanjungbalai berjalan dengan tertib, efektif, dan sesuai standar pelayanan. SOP ini berlaku bagi seluruh staf, petugas, dan pengguna perpustakaan.

2. Ruang Lingkup
SOP ini mencakup seluruh proses layanan perpustakaan, mulai dari pendaftaran anggota, peminjaman dan pengembalian buku, hingga tata tertib penggunaan fasilitas serta layanan informasi dan rujukan.

3. Tujuan

• Menjamin pelayanan yang profesional dan ramah kepada seluruh pengguna.
• Menjaga keamanan dan keutuhan koleksi buku serta fasilitas perpustakaan.
• Menetapkan prosedur yang jelas dan konsisten untuk setiap aktivitas layanan perpustakaan.
• Meningkatkan efisiensi operasional serta kepuasan pengguna.

4. Prosedur Pendaftaran Anggota

• Registrasi:
  Calon anggota mengisi formulir pendaftaran dan melampirkan fotokopi identitas diri (KTP atau dokumen resmi lain).
• Penerbitan Kartu Anggota:
  Setelah verifikasi data, petugas menerbitkan kartu anggota yang wajib ditunjukkan saat melakukan peminjaman.

5. Prosedur Peminjaman Buku

• Pemilihan Buku:
  Pengguna memilih buku melalui katalog (baik secara manual maupun digital) yang tersedia di perpustakaan.
• Pencatatan Peminjaman:
  Petugas mencatat transaksi peminjaman pada sistem administrasi atau buku register, mencantumkan tanggal peminjaman dan batas waktu pengembalian.
• Masa Peminjaman:
  Buku dipinjam untuk jangka waktu yang telah ditentukan (misalnya 7-14 hari), dengan opsi perpanjangan jika tidak ada reservasi dari pengguna lain.

6. Prosedur Pengembalian Buku

• Pengembalian:
  Buku yang dikembalikan harus diserahkan kepada petugas pengembalian di meja layanan.
• Pemeriksaan Kondisi:
  Petugas memeriksa kondisi buku dan mencatat jika terdapat kerusakan atau kehilangan halaman.
• Pencatatan Pengembalian:
  Transaksi pengembalian dicatat pada sistem, serta dilakukan perhitungan denda jika terjadi keterlambatan.

7. Layanan Informasi dan Bantuan Rujukan

• Bantuan Pencarian Informasi:
  Petugas siap membantu pengguna mencari referensi dan informasi melalui katalog digital atau koleksi fisik.
• Layanan Konsultasi:
  Pengguna dapat mengajukan pertanyaan terkait materi literatur atau referensi melalui meja layanan atau melalui saluran komunikasi resmi perpustakaan.

8. Tata Tertib Penggunaan Fasilitas

• Kedisiplinan Pengguna:
  Setiap pengguna diwajibkan menjaga ketertiban, berbicara dengan suara rendah, dan tidak merusak fasilitas serta koleksi perpustakaan.
• Keamanan dan Kebersihan:
  Petugas rutin melakukan pengawasan serta menjaga kebersihan ruang baca dan area pendukung, sehingga menciptakan lingkungan belajar yang nyaman dan aman.

9. Evaluasi dan Peningkatan Layanan

• Monitoring Rutin:
  Dilakukan evaluasi berkala terhadap kelancaran operasional dan kepuasan pengguna.
• Saran dan Masukan:
  Pengguna dan staf didorong untuk memberikan masukan melalui kotak saran atau forum pertemuan guna perbaikan layanan.
• Tindak Lanjut:
  Hasil evaluasi digunakan untuk mengupdate SOP dan memberikan pelatihan tambahan kepada petugas agar kualitas pelayanan terus meningkat.

Dokumen SOP singkat ini diharapkan dapat menjadi pedoman operasional bagi seluruh pihak di Perpustakaan Kota Tanjungbalai, sehingga tercipta layanan yang profesional, efisien, dan berkualitas dalam mendukung upaya peningkatan literasi dan pemberdayaan masyarakat.